계약서 작성 및 관리
계약서작성을 위한 준비가 끝났다면 적어도 거래에 필요한 계약의 내용이 무엇인지 파악할 수 있다. 이를 기반으로 각 당사자가 서로 만족할 수 있는 계약의 이행이 이루어지도록 구체적으로 작성해야 한다.
그렇다면 계약서의 개별조항은 어떻게 작성해야 할까?
먼저 당사자 간에 합의한 내용이 명확해야 한다. 이 내용은 누가 보더라도 당사자들이 합의한 대로 해석될 수 있어야 한다. 보는 사람마다 내용이 다르게 해석된다면 그 계약서는 분쟁리스크가 발생할 위험이 매우 높다.
계약서의 개별 조항을 작성할 때 유의해야 할 내용에 대해 살펴보기로 한다.
# 계약서 개별 조항 작성하기
Action 1 계약서에 사용되는 단어는 구체적으로 명확하게 쓰자.
계약서의 모든 단어를 정의하기는 어렵다. 다만, 계약서의 목적물이라든지 계약의 이행과 관련된 중요하고 의미있는 단어는 정의하여 분쟁의 여지를 없애야 한다. 누가 보더라도 여러가지로 해석되지 않아야 한다.
만약 상품이라면 구체적인 스펙이나 디자인 설계도 등을 첨부하고, 서비스라면 어떠한 기능을 갖추어야 하는지 등을 쓰면 된다. 내용이 많다면 별도의 문서로 작성한 후 계약서 뒷면에 첨부하자. 그리고 본문에는 “본 계약에서 소프트웨어라 함은 [첨부1] 개발명세서에 따른다.” 정도로 기재하면 된다.
계약서에서 단어를 정의하는 것은, 생각하는 것보다 훨씬 중요하다. 계약서 작성 처음 부터 끝까지 신경쓰며, 구체적으로 정의내려야 할 단어를 고려해야 한다.
Action 2 돈은 언제, 어디서, 어떻게 지급받을 것인지 구체적으로 쓰자.
✔ 계약에서 돈의 지급과 관련된 내용은 언제, 어디서, 어떤 방식으로 누구에게 지급할 것인지 등 을 구체적으로 쓰자.
예를 들어, “계약금은 계약 체결 이후에 지급하기로 한다.”는 내용은 구체적이지 않다. “계약 체결 이후 3일 이내” 처럼 돈을 받을 수 있는 기한을 명확히 설정해야 한다.
만약 상대방이 계약금의 지급을 지체하고 있는 상황이라고 하자. 물론 무조건 기한이 됐으니 돈을 달라고 할 수도 있다. 그러나 사업을 할 때는 프로처럼 해야 한다. 계약의 근거를 제시하면서(OO계약서 제O조 제O항), 상대방이 계약상 의무가 있음에도 지키지 않아 현재 계약을 위반했다는 사실을 명확히 짚어주자. 지연이자 조항이 있다면 연체금액의 이자가 발생했다는 사실도 함께 알려라.
Action 3 계약내용을 위반하면 불이익을 주는 내용을 쓰자.
✔ 계약상 의무를 위반한 경우, “지체상금이나 위약금, 위약벌” 등을 활용하자!
지체상금은, 계약상 의무이행을 지체한 경우 지급하기로 하는 금품을 의미한다. 예를 들어 총 계약금액에 일정 비율을 곱한 금액을 지체일수만큼 부담시킬 수 있다. 'Action 2'에서 돈을 제 때 지급하지 않는 상대방에게는 지연이자를 청구하면 간단하다. 다만, 제품을 공급하는 등의 의무를 지체한 경우에는 지연이자 산정이 어려워 통상 위와 같은 방식으로 계산한다.
위약금은, 계약상 의무를 위반한 당사자가 손해배상으로 지급해야 하는 약정된 금액을 말한다. 보통 손해가 발생하면 손해배상을 청구하는 쪽에서 계약위반에 따른 손해발생과 손해액수 등을 입증해야 한다.
따라서 상대방의 계약위반만으로 손해배상을 청구하는 것은 쉽지 않다. 이 때 손해배상을 청구하는 쪽을 강력하게 도와주는 조항이 바로 위약금 조항이다. 손해배상의 예정이라고도 한다. 위약금 약정이 있으면, 상대방이 계약상 의무를 위반했을 때 미리 정해 놓은 특정 금액을 바로 청구할 수 있다.
다만 너무하다고 느낄 정도로 많은 액수를 위약금으로 정해 놓으면 법원에서 감액할 수 있으니 주의하자.
위약벌은, 계약위반의 책임있는 당사자에게 손해발생과 상관 없이 청구할 수 있는 제재금이다. 위약금과 차이점은, 법원이 직권으로 위약벌을 감액할 수 없다는 점이다. 다만, 위약벌의 액수가 지나치게 많은 경우에는 일부금액에 대해서는 무효가 될 수도 있다.
현실적으로 1인기업이나 소규모 비즈니스를 하는 경우 위약벌까지 계약의 내용으로 포함시키기 어려울 수 있다. 만약 거래의 규모가 커서 회사에 중요한 계약이 되는 경우, 거래의 특성상 상대방의 계약위반 가능성이 높은 경우, 손해발생의 원인을 특정하기 어려운 경우라면 위약금 제도를 적극 활용해 보자.
✔ “계약이행보증보험”을 활용하자!
계약이행보증보험이란, 건설공사계약이나 물품공급계약 등을 포함한 각종 계약에 따르는 채무의 이행을 보증해 주는 상품으로, 각종 계약에 수반하는 “계약보증금”에 대신 활용되는 상품을 말한다. 상대방의 계약상 의무이행이 의심스러운 경우 이를 활용해 보는 것도 좋다.
Action 4 돈을 받을 수 있는 확실한 보증수단을 마련하자.
✔ “대표자 또는 관련 제3자의 보증”을 받자!
개인(개인사업자)과 거래할 때에는 그 개인이 곧 회사이므로 나중에 돈을 지급받지 못했을 때 대표자 개인에게 계약금액을 청구할 수 있다. 법인은 다르다. 법인과 대표자는 전혀 별개의 인격체이다.
즉, 법인이 진 빚을 대표자 개인재산으로 갚지 않아도 된다.
법인과 거래한 당사자는 법인이 폐업하거나 파산할 경우 계약대금을 청구할 수 없게 된다.
따라서 법인 외에 대표자 개인 또는 관련 제3자에게도 계약대금의 지급의무를 부담시키는 것이 필요하다.
예를 들어 계약금액의 지급 조항에서 법인이 계약대금을 지급하지 못하면 이에 대해 대표자 또는 제3자가 계약이행을 보증하고 대신 지급하겠다는 내용을 쓰자. 계약서 말미에는 꼭 대표자 또는 제3자 개인의 이름과 주민번호를 쓰고 서명 또는 날인을 받도록 하자.
Action 5 계약기간을 충분히 확보하자.
계약기간은 시작되는 시점과 끝나는 시점을 특정하면 된다.
다만, 거래의 특성상 계약기간이 끝나기 전에 계약의 목적이 달성되거나 계약기간을 넘겨 일정이 지연되는 상황이 발생할 수 있다. 이 경우 계약기간을 단축 내지 연장할 수 있는 여지를 남겨 두자.
예를 들어 “ 본 계약은 2018년 8월 1일부터 2018년 12월 1일까지로 한다. 다만, 본 계약기간은 당사자 간의 합의로 변경할 수 있다.”라는 문구를 활용하면 된다.
⚠ 여기서 잠깐!
“자동연장 조항은 무조건 써야 좋은 거 아닌가요?”
자동연장 조항은 계속적인 물품거래 계약이나 시설 유지보수 계약, 임대차계약 등과 같이 동일한 조건으로 계속해서 효력을 발생시키려는 의도가 담긴 경우에는 유용하다. 계약 내용에 변경이 없는 이상 새로운 계약서를 작성하지 않고도 계약의 효력을 지속시킬 수 있기 때문이다.
다만, 일회성 거래에는 자동연장 조항이 필요없는 경우가 많다.
오히려 이러한 거래에서는 당사자가 자동연장이 되지 않는다는 의사표시를 해야 하기 때문에 불필요한 의무를 부담하게 된다.
거래의 특성이나 계약기간 등을 고려하여 필요한 경우에만 사용하자. |
Action 6 계약이 중간에 끝날 때를 대비하라.
계약 중간에 당사자 간 다툼이 발생하여 일방이 계약을 해지하는 경우가 있다.
이 때 서로 주고 받은 것이 있다면, 이에 대해 어떻게 처리할 것인지까지 합의가 되어야 한다.
예를 들어, 계약의 해지 시점에 갑은 을에게 이미 계약금을 지급하고, 을은 갑을 위해 제품의 일부 제작을 마쳤다고 하자. 갑은 을로부터 계약금을 돌려받고 싶고, 을은 갑으로부터 제품 제작에 들어간 비용이나 노력에 대해 보상 받고 싶을 것이다. 이 경우 갑과 을은 서로 양보하여 계약의 해지시점까지 상대방이 한 노력을 인정해주고 그에 합당한 비용이나 물품을 제공하는 것에 대한 합의를 해야 한다.
가장 정확한 방법은 합의내용이 담긴 ‘계약해지 합의서’를 작성하는 것이다.
이러한 과정은 양 당사자가 합의하여 계약을 끝내는 경우에도 마찬가지다.
Action 7 과중한 책임을 부담하지 않도록 책임을 제한하자.
상대방의 잘못이나 불가항력적인 사유(천재지변, 전쟁, 자연재해 등)로 인하여 계약이행이 지체되거나 불가능하게 될 경우, 이에 대해서까지 책임을 부담하는 것은 부당하다. 이 경우 책임을 면제받거나 제한한다는 내용을 포함하여 과도한 책임을 지지 않도록 주의하자.
Action 8 손해배상책임에 관하여 가급적 상세히 쓰자.
일반적인 손해배상책임 조항만으로 발생한 손해 일체를 배상 받는 것은 어렵다.
따라서 각 당사자가 합의하여 어떤 조항을 위반하면 손해배상금액을 얼마로 한다고 정해두거나, 손해배상청구 당시까지 지출한 실비용을 한도로 손해를 배상하도록 하는 등 구체적인 내용을 쓰는 것이 좋다.
이 경우 지출한 실비용에 대한 영수증 등이 손해배상청구의 증거가 될 것이므로 평소에 영수증이나 지출증빙서류를 잘 보관해야 한다.
Action 9 계약내용 변경 방법을 특정하자.
계약체결 후에 계약의 내용이 변경되는 경우는 빈번하다. 변경되는 계약내용에 대해서는 당사자의 합의가 이루어져야 한다.
반드시 서면 등 입증할 수 있는 수단을 통해 변경 내용을 합의하자.
나중에 상대방이 합의내용과 다르게 주장하게 되면 분쟁이 발생하여 쓸데 없는 시간과 돈이 낭비될 수 있기 때문이다.
Action 10 계약의 중요한 내용은 반드시 기재하자.
계약체결을 위한 협상 과정에서 양 당사자가 합의한 특약사항 등이 있으면 이를 반드시 기재하여 계약의 내용에 포함시켜야 한다. 상대방이 합의한 내용과 다른 내용을 주장하는 경우 특약사항을 입증하기 위해 불필요한 시간과 노력을 낭비하게 된다.
위의 사항 외에도 회사의 사정이나 거래내용에 따라 추가로 고려해야 할 내용이 있을 수 있다. 사업장에 맞는 맞춤형 거래계약서 작성을 위하여 최종검토는 전문가의 도움을 받을 것을 권한다.
계약서 작성 및 관리
계약서작성을 위한 준비가 끝났다면 적어도 거래에 필요한 계약의 내용이 무엇인지 파악할 수 있다. 이를 기반으로 각 당사자가 서로 만족할 수 있는 계약의 이행이 이루어지도록 구체적으로 작성해야 한다.
그렇다면 계약서의 개별조항은 어떻게 작성해야 할까?
먼저 당사자 간에 합의한 내용이 명확해야 한다. 이 내용은 누가 보더라도 당사자들이 합의한 대로 해석될 수 있어야 한다. 보는 사람마다 내용이 다르게 해석된다면 그 계약서는 분쟁리스크가 발생할 위험이 매우 높다.
계약서의 개별 조항을 작성할 때 유의해야 할 내용에 대해 살펴보기로 한다.
# 계약서 개별 조항 작성하기
Action 1 계약서에 사용되는 단어는 구체적으로 명확하게 쓰자.
계약서의 모든 단어를 정의하기는 어렵다. 다만, 계약서의 목적물이라든지 계약의 이행과 관련된 중요하고 의미있는 단어는 정의하여 분쟁의 여지를 없애야 한다. 누가 보더라도 여러가지로 해석되지 않아야 한다.
만약 상품이라면 구체적인 스펙이나 디자인 설계도 등을 첨부하고, 서비스라면 어떠한 기능을 갖추어야 하는지 등을 쓰면 된다. 내용이 많다면 별도의 문서로 작성한 후 계약서 뒷면에 첨부하자. 그리고 본문에는 “본 계약에서 소프트웨어라 함은 [첨부1] 개발명세서에 따른다.” 정도로 기재하면 된다.
계약서에서 단어를 정의하는 것은, 생각하는 것보다 훨씬 중요하다. 계약서 작성 처음 부터 끝까지 신경쓰며, 구체적으로 정의내려야 할 단어를 고려해야 한다.
Action 2 돈은 언제, 어디서, 어떻게 지급받을 것인지 구체적으로 쓰자.
✔ 계약에서 돈의 지급과 관련된 내용은 언제, 어디서, 어떤 방식으로 누구에게 지급할 것인지 등 을 구체적으로 쓰자.
예를 들어, “계약금은 계약 체결 이후에 지급하기로 한다.”는 내용은 구체적이지 않다. “계약 체결 이후 3일 이내” 처럼 돈을 받을 수 있는 기한을 명확히 설정해야 한다.
만약 상대방이 계약금의 지급을 지체하고 있는 상황이라고 하자. 물론 무조건 기한이 됐으니 돈을 달라고 할 수도 있다. 그러나 사업을 할 때는 프로처럼 해야 한다. 계약의 근거를 제시하면서(OO계약서 제O조 제O항), 상대방이 계약상 의무가 있음에도 지키지 않아 현재 계약을 위반했다는 사실을 명확히 짚어주자. 지연이자 조항이 있다면 연체금액의 이자가 발생했다는 사실도 함께 알려라.
Action 3 계약내용을 위반하면 불이익을 주는 내용을 쓰자.
✔ 계약상 의무를 위반한 경우, “지체상금이나 위약금, 위약벌” 등을 활용하자!
지체상금은, 계약상 의무이행을 지체한 경우 지급하기로 하는 금품을 의미한다. 예를 들어 총 계약금액에 일정 비율을 곱한 금액을 지체일수만큼 부담시킬 수 있다. 'Action 2'에서 돈을 제 때 지급하지 않는 상대방에게는 지연이자를 청구하면 간단하다. 다만, 제품을 공급하는 등의 의무를 지체한 경우에는 지연이자 산정이 어려워 통상 위와 같은 방식으로 계산한다.
위약금은, 계약상 의무를 위반한 당사자가 손해배상으로 지급해야 하는 약정된 금액을 말한다. 보통 손해가 발생하면 손해배상을 청구하는 쪽에서 계약위반에 따른 손해발생과 손해액수 등을 입증해야 한다.
따라서 상대방의 계약위반만으로 손해배상을 청구하는 것은 쉽지 않다. 이 때 손해배상을 청구하는 쪽을 강력하게 도와주는 조항이 바로 위약금 조항이다. 손해배상의 예정이라고도 한다. 위약금 약정이 있으면, 상대방이 계약상 의무를 위반했을 때 미리 정해 놓은 특정 금액을 바로 청구할 수 있다.
다만 너무하다고 느낄 정도로 많은 액수를 위약금으로 정해 놓으면 법원에서 감액할 수 있으니 주의하자.
위약벌은, 계약위반의 책임있는 당사자에게 손해발생과 상관 없이 청구할 수 있는 제재금이다. 위약금과 차이점은, 법원이 직권으로 위약벌을 감액할 수 없다는 점이다. 다만, 위약벌의 액수가 지나치게 많은 경우에는 일부금액에 대해서는 무효가 될 수도 있다.
현실적으로 1인기업이나 소규모 비즈니스를 하는 경우 위약벌까지 계약의 내용으로 포함시키기 어려울 수 있다. 만약 거래의 규모가 커서 회사에 중요한 계약이 되는 경우, 거래의 특성상 상대방의 계약위반 가능성이 높은 경우, 손해발생의 원인을 특정하기 어려운 경우라면 위약금 제도를 적극 활용해 보자.
✔ “계약이행보증보험”을 활용하자!
계약이행보증보험이란, 건설공사계약이나 물품공급계약 등을 포함한 각종 계약에 따르는 채무의 이행을 보증해 주는 상품으로, 각종 계약에 수반하는 “계약보증금”에 대신 활용되는 상품을 말한다. 상대방의 계약상 의무이행이 의심스러운 경우 이를 활용해 보는 것도 좋다.
Action 4 돈을 받을 수 있는 확실한 보증수단을 마련하자.
✔ “대표자 또는 관련 제3자의 보증”을 받자!
개인(개인사업자)과 거래할 때에는 그 개인이 곧 회사이므로 나중에 돈을 지급받지 못했을 때 대표자 개인에게 계약금액을 청구할 수 있다. 법인은 다르다. 법인과 대표자는 전혀 별개의 인격체이다.
즉, 법인이 진 빚을 대표자 개인재산으로 갚지 않아도 된다.
법인과 거래한 당사자는 법인이 폐업하거나 파산할 경우 계약대금을 청구할 수 없게 된다.
따라서 법인 외에 대표자 개인 또는 관련 제3자에게도 계약대금의 지급의무를 부담시키는 것이 필요하다.
예를 들어 계약금액의 지급 조항에서 법인이 계약대금을 지급하지 못하면 이에 대해 대표자 또는 제3자가 계약이행을 보증하고 대신 지급하겠다는 내용을 쓰자. 계약서 말미에는 꼭 대표자 또는 제3자 개인의 이름과 주민번호를 쓰고 서명 또는 날인을 받도록 하자.
Action 5 계약기간을 충분히 확보하자.
계약기간은 시작되는 시점과 끝나는 시점을 특정하면 된다.
다만, 거래의 특성상 계약기간이 끝나기 전에 계약의 목적이 달성되거나 계약기간을 넘겨 일정이 지연되는 상황이 발생할 수 있다. 이 경우 계약기간을 단축 내지 연장할 수 있는 여지를 남겨 두자.
예를 들어 “ 본 계약은 2018년 8월 1일부터 2018년 12월 1일까지로 한다. 다만, 본 계약기간은 당사자 간의 합의로 변경할 수 있다.”라는 문구를 활용하면 된다.
“자동연장 조항은 무조건 써야 좋은 거 아닌가요?”
자동연장 조항은 계속적인 물품거래 계약이나 시설 유지보수 계약, 임대차계약 등과 같이 동일한 조건으로 계속해서 효력을 발생시키려는 의도가 담긴 경우에는 유용하다. 계약 내용에 변경이 없는 이상 새로운 계약서를 작성하지 않고도 계약의 효력을 지속시킬 수 있기 때문이다.
다만, 일회성 거래에는 자동연장 조항이 필요없는 경우가 많다.
오히려 이러한 거래에서는 당사자가 자동연장이 되지 않는다는 의사표시를 해야 하기 때문에 불필요한 의무를 부담하게 된다.
거래의 특성이나 계약기간 등을 고려하여 필요한 경우에만 사용하자.
Action 6 계약이 중간에 끝날 때를 대비하라.
계약 중간에 당사자 간 다툼이 발생하여 일방이 계약을 해지하는 경우가 있다.
이 때 서로 주고 받은 것이 있다면, 이에 대해 어떻게 처리할 것인지까지 합의가 되어야 한다.
예를 들어, 계약의 해지 시점에 갑은 을에게 이미 계약금을 지급하고, 을은 갑을 위해 제품의 일부 제작을 마쳤다고 하자. 갑은 을로부터 계약금을 돌려받고 싶고, 을은 갑으로부터 제품 제작에 들어간 비용이나 노력에 대해 보상 받고 싶을 것이다. 이 경우 갑과 을은 서로 양보하여 계약의 해지시점까지 상대방이 한 노력을 인정해주고 그에 합당한 비용이나 물품을 제공하는 것에 대한 합의를 해야 한다.
가장 정확한 방법은 합의내용이 담긴 ‘계약해지 합의서’를 작성하는 것이다.
이러한 과정은 양 당사자가 합의하여 계약을 끝내는 경우에도 마찬가지다.
Action 7 과중한 책임을 부담하지 않도록 책임을 제한하자.
상대방의 잘못이나 불가항력적인 사유(천재지변, 전쟁, 자연재해 등)로 인하여 계약이행이 지체되거나 불가능하게 될 경우, 이에 대해서까지 책임을 부담하는 것은 부당하다. 이 경우 책임을 면제받거나 제한한다는 내용을 포함하여 과도한 책임을 지지 않도록 주의하자.
Action 8 손해배상책임에 관하여 가급적 상세히 쓰자.
일반적인 손해배상책임 조항만으로 발생한 손해 일체를 배상 받는 것은 어렵다.
따라서 각 당사자가 합의하여 어떤 조항을 위반하면 손해배상금액을 얼마로 한다고 정해두거나, 손해배상청구 당시까지 지출한 실비용을 한도로 손해를 배상하도록 하는 등 구체적인 내용을 쓰는 것이 좋다.
이 경우 지출한 실비용에 대한 영수증 등이 손해배상청구의 증거가 될 것이므로 평소에 영수증이나 지출증빙서류를 잘 보관해야 한다.
Action 9 계약내용 변경 방법을 특정하자.
계약체결 후에 계약의 내용이 변경되는 경우는 빈번하다. 변경되는 계약내용에 대해서는 당사자의 합의가 이루어져야 한다.
반드시 서면 등 입증할 수 있는 수단을 통해 변경 내용을 합의하자.
나중에 상대방이 합의내용과 다르게 주장하게 되면 분쟁이 발생하여 쓸데 없는 시간과 돈이 낭비될 수 있기 때문이다.
Action 10 계약의 중요한 내용은 반드시 기재하자.
계약체결을 위한 협상 과정에서 양 당사자가 합의한 특약사항 등이 있으면 이를 반드시 기재하여 계약의 내용에 포함시켜야 한다. 상대방이 합의한 내용과 다른 내용을 주장하는 경우 특약사항을 입증하기 위해 불필요한 시간과 노력을 낭비하게 된다.
위의 사항 외에도 회사의 사정이나 거래내용에 따라 추가로 고려해야 할 내용이 있을 수 있다. 사업장에 맞는 맞춤형 거래계약서 작성을 위하여 최종검토는 전문가의 도움을 받을 것을 권한다.