23. 분쟁을 조기 종결할 수 있는 내용증명 작성법


분쟁을 조기 종결할 수 있는 내용증명 작성법


사업을 하는 과정에서 거래처 또는 고객 등 서비스 관련자들과의 관계에서 분쟁이 발생하는 경우가 있습니다. 이 과정에서 내용증명을 받거나 보내는 것을 경험할 수 있는데요. 분쟁이 발생하면, 가장 먼저 생각하게 되는 법률적인 조치 중에 하나가 바로 ‘내용증명 보내기’ 이기 때문인 것 같습니다.


내용증명은, 발송인이 수취인에게 어떤 내용의 문서를 언제 발송하였다는 사실을 우체국이 증명하는 제도를 말합니다(우편법 시행규칙 제25조 제1항 제4호 가목 참조).


✔ 이러한 내용증명은 어떻게 활용해야 할까요?

먼저 내용증명에 대한 오해 몇 가지에 대해 짚고 넘어가겠습니다.


1. 내용증명을 보내는 것이 소를 제기하는 것이다?


아닙니다. 내용증명은 문서 발송에 대한 사실을 증명하는 것의 의미만 가질 뿐 법률적으로 효력이 있는 것 아니며, 소송을 제기하는 행위에 해당하지 않습니다.


2. 내용증명은 발송 문서의 진실성을 담보한다?


아닙니다. 내용증명을 보냈다고 해서 내용증명에 기재된 내용의 진실성까지 증명되거나 담보되는 것이 아닙니다.


3. 내용증명에 기재된 내용이 허위 사실이면 답변하지 않아도 된다?


아닙니다. 내용증명을 받았을 때 반드시 답변을 해야 한다는 것이 법률에 명시되어 있지는 않습니다. 그러나 실무에서는 침묵하는 것은 상대방의 주장에 반박할 근거가 없다거나 상대방의 주장을 인정하는 듯한 태도로 보여질 수 있기 때문에 허위의 내용이라면 더 적극적으로 반박하는 내용의 답변 내용을 전달하는 것이 좋습니다. 


또한 법률 역시 침묵하는 것에 대하여 권리를 인정하지 않는 경향이 있기 때문에 답변을 통해 분쟁 상황에 대한 의견을 표시하는게 필요합니다. 


내용증명은 추후 소송에 대비한 증거의 하나로 사용될 수 있으며, 당사자 간에 분쟁에 대한 각자의 입장과 의사를 서로에게 전달함으로써 분쟁을 위한 협의의 시작점을 파악할 수도 있습니다.


따라서 내용증명을 작성할 때에는 아래와 같은 방식으로 기재하는 것이 좋습니다.


1. 내용증명을 통하여 원하는 것을 명확히 표시하고, 이에 대하여 상대방의 의견이나 입장에 대해서 기한을 정하여 전달하거나 요청사항을 이행해 달라는 내용을 포함시켜 분쟁을 지연시키지 않을 수 있도록 작성합니다.


예를 들어, 돈을 언제까지 입금해 달라고 지급을 독촉하는 내용증명의 경우, 금액과 입금방식, 입금기한을 기재하는 것이 좋습니다.


2. 내용증명을 통하여 상대방에게 청구할 내용을 기재한 경우, 만일 상대방이 청구의 내용대로 이행하지 않을 시 어떠한 조치를 취할 것인지 미리 준비하는 것이 필요합니다.


분쟁이 발생한 상황에서 상대방이 임의로 요구조건에 따라 이행하지 않는 경우도 있습니다. 따라서 상대방이 이행하지 않을 경우, 법적인 조치를 취할 것인지, 어떠한 방식으로 진행할 것인지를 사전에 준비해야만 신속한 사건의 처리가 가능합니다. 미리 변호사의 상담을 받는 등 철저한 사전 준비를 하시는 것이 필요합니다.


3. 내용증명을 통해 주장하거나 청구하는 내용에 대하여 계약서나 주고 받은 내용(ex. 카카오톡, 메시지, 메일 등)을 근거로 제시합니다. 


감정적인 언어 등으로 표현하기 보다는 사실과 증거에 근거하여 문장을 표현하고, 어떠한 이유 때문에 상대방이 보낸 내용이 허위이고, 잘못된 내용인지를 짚어주는 방식으로 기재하시면 됩니다.


명확한 증거에 따른 주장은 상대방이 반박하는 것이 어렵습니다. 만일 상대방이 반박할 수 없는 증거가 있다면 상대방은 이행을 하거나 이행을 위한 협의를 요청해 올 수 있습니다. 이런 경우 협의 과정에서 우위에 설 수 있겠죠?^^


분쟁이 발생하는 것을 미연에 방지하거나 발생한 분쟁을 신속하게 종결시키기 위해서는 사전에 상대방과의 거래에서 증거로 사용할 수 있는 계약서를 작성하거나, 상대방의 의무 불이행을 입증할 수 있는 증거를 수집해 둔다면 내용증명을 통해 보다 수월하게 분쟁을 종결시킬 수 있을 것입니다.


사업에 있어서 분쟁발생은 내재되어 있는 리스크이지만, 그렇다고 대비하지 못하는 건 절대 아닙니다. 증거는 분쟁에 있어 충격을 방지하거나 완화시키는 안전벨트의 역할을 해줄 수 있습니다. 거래 단계에서부터 증거 수집 및 정리하는 것이 분쟁을 조기에 해결할 수 있는 내용증명을 작성함에 있어 꼭 필요한 사항임을 기억하시기 바랍니다.

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